Email là gì? Dùng để làm gì? Cách tạo địa chỉ email miễn phí

Email là một trong những phương tiện trực tuyến gần như không thể thiếu, hỗ trợ trong học tập và công việc một cách hiệu quả, giúp trao đổi công việc,  lưu trữ các tài liệu, hình ảnh,...Cùng tìm hiểu rõ hơn về Email là gì? Cách tạo địa chỉ email và cách soạn email chuyên nghiệp qua bài viết dưới đây nhé!

Email là gì?

Email là từ viết tắt của Electronic Mail hay còn gọi là hộp thư điện tử, được xem là phương thức liên lạc thông qua mạng internet. Hiện nay, hầu như email trở thành một phần thiết yếu hỗ trợ việc học tập cũng như công việc, giúp lưu trữ và trao đổi thông tin, dữ liệu, hình ảnh,...với mọi người chỉ cần bạn kết nối internet.

Địa chỉ email là gì? Được dùng để làm gì?

Địa chỉ email là địa chỉ của thư điện tử, được người dùng tự đặt. Việc đặt địa chỉ email không bị ràng buộc, miễn là không trùng với bất cứ địa chỉ email nào đã có là được.
Ví dụ: abc@gmail.com, abc@yahoo.com, minhanh@businessmail.com,...

Cấu trúc của một email

Cấu trúc địa chỉ

Địa chỉ email gồm: Tên định dạng, tên email và tên miền. 
Tên định dạng: Giúp người đọc biết được tên người gửi email đó, tuy nhiên hiện nay người ta thường không dùng nữa.
Tên email: Được người dùng tự đặt, không trùng với địa chỉ email hoặc tên email đã được tạo của một ai đó. Thông thường tên email: được đặt là tên người dùng + ký tự đặc biệt.
Tên miền: Là tên của nơi cung cấp dịch vụ thư điện tử, phần này thường bắt đầu bằng dấu “@” + tên miền.
Ví dụ: Peter Wilson peter_wilson@businessmail.com. Gồm:
Peter Wilson: tên định dạng
peter_wilson: tên email
businessmail.com: tên miền.

Cấu trúc nội dung

Về cấu trúc nội dung email gồm:
To (Đến): Chứa địa chỉ email người nhận thư.
From (Từ): Chứa địa chỉ email người gửi.
Subject (Chủ đề): Tóm tắt nội dung chủ đề muốn gửi (Ví dụ: Đơn xin ứng tuyển vị trí nhân sự/ Biên bản cuộc họp ngày 23/12)
CC (Carbon Copy): Chứa địa chỉ email của những người bạn gửi thư, cho phép gửi thư tới nhiều người và họ có thể nhìn thấy địa chỉ của nhau. 
BCC: Tương tự như CC nhưng địa chỉ email những người nhận thư sẽ bí mật, không thấy được nhau. 
Nội dung thư: Chứa nội dung chi tiết của vấn đề bạn muốn gửi, có thể đính kèm âm thanh, video, hình ảnh hoặc tài liệu dạng docs, excel,... Bạn cũng có thể thiết lập phần chữ ký cuối cùng ở phần nội dung để tạo ấn tượng và sự chuyên nghiệp.

Ưu và nhược điểm của email

Cùng điểm qua một vài ưu - nhược điểm của email ngay dưới đây nhé!

Ưu điểm của email

Tiết kiệm thời gian: Để viết một lá thư bạn cần nhiều thời gian sau đó lại mất khoảng 2 - 3 ngày thậm chí là 1 tuần để người nhận có thể nhận được thư. Thông qua email, việc soạn thảo nhanh chóng và chỉ mất khoảng vài giây để gửi đi.
Tiết kiệm chi phí: Với một lá thư truyền thống, bạn phải tốn giấy mực, tem và cả tiền phí gửi thư. Còn việc gửi thư qua email bạn không phải tốn bất kì chi phí nào.
Đa dạng thông tin: Gửi thư tay bạn chỉ có thể gửi thông tin dạng chữ viết hoặc gửi kèm hình ảnh được in hoặc vẽ. Còn với thư điện tử, bạn còn có thể gửi cả âm thanh, video, tệp tin đa dạng,...
Bảo mật cao: Mỗi địa chỉ email sẽ được thiết lập mật khẩu do chính bạn tạo ra, điều này đem đến tính bảo mật cao, sẽ không ai có thể đọc nội dung bên trong nếu không biết mật khẩu đăng nhập.

Nhược điểm của email

Có thể chứa virus: Nhiều bức thư, nhất là những thư quảng cáo có thể chứa tệp virus, vì vậy hãy cẩn thận khi mở hoặc tải những tệp mà bạn không biết để tránh virus.
Quảng cáo, spam: Đôi khi bạn sẽ bị làm phiền bởi những thư quảng cáo hoặc thư spam gây nhiễu loạn và làm bạn “miss” những thư quan trọng. Để tránh phiền toái, bạn hãy cài đặt chặn tin rác.
Giới hạn lưu trữ: Những email miễn phí đa phần dung lượng lưu trữ sẽ rất thấp, bạn sẽ không nhận được thư mới nếu hộp thư quá đầy. Để tránh tình trạng này, bạn cần thường xuyên dọn dẹp những thư cũ, loại bỏ thư không quan trọng hoặc bỏ thêm tiền mua dung lượng.

Email trả phí khác gì với email miễn phí?

Email được chia làm 2 loại: Miễn phí và có trả phí. Cùng phân biệt sự khác nhau và đối tượng sử dụng của 2 loai email này nhé.

	Cá nhân	Doanh nghiệp
Chi phí	Miễn phí	Có phí (Tùy theo gói)
Đối tượng sử dụng	Cá nhân	Doanh nghiệp
Quyền riêng tư	Bảo mật thấp, hay bị chèn quảng cáo	Tính bảo mật cao, không bị chèn quảng cáo
Kiểm soát spam	Nếu tin nhắn quá nhiều có thể sẽ rơi vào mục spam	Tin nhắn rất ít bị rơi vào mục spam
Thống kê	Không hỗ trợ	Thống kê được số lượng tin nhắn, tin spam, danh sách email,...
Tốc độ gửi	Tốc độ gửi chậm hơn, có giới hạn số lượng email được gửi trong ngày.	Tốc độ gửi nhanh, giới hạn số lượng email được gửi trong ngày lớn.
Tên miền	Tên miền là nhà cung cấp dịch vụ	Tên miền là tên doanh nghiệp
Dung lượng tệp đính kèm	Chỉ gửi những tệp có dung lượng thấp	Gửi tệp có dung lượng cao
Hỗ trợ 24/7	Không	Có

Các loại email phổ biến hiện nay

Email cá nhân

Email này là tài khoản được tạo riêng của cá nhân với tên miền thông dụng như: @gmail.com, @outlook.com,… Nếu cá nhân sử dụng email này trong công ty thì công ty sẽ khó kiểm soát được những thông tin và dữ liệu này, đặc biệt là khi nhân viên đó nghỉ việc thì hầu như những dữ liệu và thông tin này sẽ mất nếu không được bàn giao.

Email doanh nghiệp

Email doanh nghiệp sẽ có tên miền là tên doanh nghiệp, đây là email được sử dụng cho các công ty hoặc trường học và có trả phí. Thông thường, cá nhân chỉ có thể tạo được email này nếu được cấp quyền. Việc sử dụng email doanh nghiệp sẽ giúp quản lý thông tin và dữ liệu trong email một cách dễ dàng, bảo mật cũng như tạo được sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp đó.

Email Marketing

Trong Marketing thì email marketing được xem là một công cụ tuyệt vời để quảng cáo sản phẩm, các chương trình khuyến mãi cũng như tiếp cận khách hàng sẽ thông qua email. Nội dung trong email là những chiến lược kinh doanh, tiếp cận khách hàng và đem thương hiệu dần trở nên quen thuộc, đến gần khách hàng hơn.

Một số thuật ngữ phổ biến trong email

Bcc, Cc trong email là gì?

CC: là công cụ cho phép bạn gửi email đó đến với một hoặc nhiều người dùng khác mà không phải là người dùng chính trực tiếp nhận email. Đồng thời, những người dùng này có thể thấy được nhau.
Ví dụ: Email gửi cho người dùng trực tiếp là A, kèm theo CC cho B, C và D. Nghĩa là email này gửi cho A và B, C, D cũng nhận được một bản sao tương tự. Tất cả những người nhận thư có thể thấy được địa chỉ email của nhau.
BCC: Việc sử dụng BCC cũng tương tự như CC tuy nhiên những người nhận thư sẽ không biết nhau. 
Ví dụ: Tiếp tục như ví dụ trên, bạn có thể gửi email cho A và Bcc cho B, C và D. Những người nhận thư sẽ không thấy địa chỉ của nhau, họ sẽ không biết được nội dung email này được gửi cho người nào.

Mail server là gì?

Mail Server tựa như một bưu cục tổng, là hệ thống máy chủ được cấu hình riêng để gửi và nhận thư. Bạn có thể hình dung nó như một trung tâm tiếp nhận các dữ liệu, tất cả những email bạn gửi hoặc nhận trước khi đến hộp thư email đều sẽ thông qua mail server.

Spam mail (email spam) là gì?

Spam mail hay còn gọi là thư rác, đây là hộp thư được tạo ra để chứa các email có nội dung quảng cáo, spam hoặc lừa đảo, tệp tin chứa virus,...tất cả đều được đặt ở hộp thư này.

Subject là gì trong email?

Subject chính là tiêu đề hoặc là chủ đề trong email. Nội dung trong mục Subject thường rất ngắn, khái quát được vấn đề chính mà bạn muốn truyền tải cho người nhận. 
Nhờ vào Subject mà người nhận có thể đọc nhanh và nắm được nội dung mail được nhận để phân loại thư dễ dàng.

Resend Email là gì?

Resend email được hiểu là gửi lại email lần nữa. Trường hợp này xảy ra khi bạn gửi mail mà đường truyền internet bị gián đoạn, lỗi không gửi đi được, người nhận không nhận được email bạn gửi và đề nghị resend email.
Ngoài ra, có thể do người dùng vô tình làm lạc mất hoặc vô tình xóa email của bạn, khi đó họ sẽ yêu cầu resend email một lần nữa.

Push mail là gì?

Đây là phương pháp nhận thư bằng cách sử dụng hệ thống tự động chuyển tiếp đến một thiết bị di động. Khi sử dụng push mail, thì những email mới nhất sẽ được cập nhật liên tục và có thông báo gửi đến ngay thiết bị di động mà bạn đã thiết lập.

Scheduled là gì?

Đây là hộp thư chứa các email đã được lên lịch sẵn, những mail này sẽ được gửi đi vào khoảng thời gian mà bạn muốn. Thiết lập này giúp bạn ghi nhớ được những email cần gửi và không gửi sai thời gian mong muốn.

Btw là gì trong email?

Btw là viết tắt của cụm từ by the way, cụm từ này sẽ được đặt ở cuối nội dung thư theo hàm nghĩa để hỏi thêm thông tin. 

Re là gì trong email?

Re là viết tắt của reply nghĩa là hồi âm, phản hồi. Nghĩa là khi bạn một nội dung email người dùng có thể nhấn vào chữ reply để phản hồi lại email mà không phải soạn một email mới để gửi lại. Việc reply cũng tạo nên sự liên kết của một email, giúp 2 bên trao đổi một vấn đề mạch lạc và họ có thể dễ dàng tra lại những phần nội dung trước đó chỉ trong một email.

Fyi là gì trong email?

FYI là viết tắt của cụm từ for your information, có nghĩa là để/cho bạn biết rằng. Fyi sẽ xuất hiện ở đầu email cung cấp những thông tin mà người nhận cần.

Fwd là gì trong email?

Fwd là viết tắt của từ forward nghĩa là chuyển tiếp, khi nhấn vào forward bạn sẽ chuyển ngay bức thư đã nhận cho một người khác.

Cách đăng ký, tạo tài khoản email miễn phí

Để tạo một email miễn phí bạn thực hiện những thao tác sau đây:
Bước 1: Truy cập vào Tạo tài khoản Email 
Bước 2: Nhập các thông tin cá nhân theo yêu cầu (Họ tên/ Ngày tháng năm sinh/ Tên email/ Mật khẩu).
Bước 3: Xác minh số điện thoại.
Bước 4: Đồng ý với các điều khoản.

Cách tạo email chuyên nghiệp 

Địa chỉ email chuyên nghiệp

Tên email rất quan trọng, nó tượng trưng như bộ mặt của bạn, nên đặt những tên email rõ ràng, tạo ấn tượng tốt. Bạn có thể đặt email theo tên của mình hoặc tên doanh nghiệp, đây là cách đặt dễ dàng và tạo sự chuyên nghiệp, tránh đặt những email khó hiểu, vô nghĩa hoặc quá “trẻ con” như: pengok@gmail.com, caconnemo@yahoo.com,...

Đặt tiêu đề rõ ràng, súc tích

Bạn nên đặt tiêu đề cho email rõ ràng, bao quát được nội dung chính mà bạn muốn gửi. Một email có tiêu đề sẽ tạo nên sự chuyên nghiệp, nếu bỏ trống tiêu đề email của bạn thường sẽ bị bỏ qua, không được chú ý.

Chuyên nghiệp với lời chào

Lời chào đầu email là điều thiết yếu mà bạn cần phải có, câu chào sẽ thể hiện được sự tôn trọng của mình đến người nhận. Thông thường câu chào sẽ ngắn gọn như: Chào bạn, Kinh chào, Thân chào, Kính gửi,....
Tránh viết những câu chào thiếu chuyên nghiệp, tạo cho người nhận thư cảm giác không được tôn trọng như: Ê, Tao nè, hello, chào người anh em,...

Các tài liệu đính kèm

Đối với những email có tài liệu đính kèm bạn cần đặt tên cho tài liệu để người dùng xác định rõ những tài liệu có liên quan, đồng thời hãy nhắn người nhận xem thêm phần tài liệu. Nếu bạn không đặt tên cho tài liệu, người nhận sẽ cảm giác không an toàn, sợ những tài liệu dính virus mà không nhấn vào xem.

Kiểm tra lại email trước khi gửi

Bạn hãy tạo cho mình một thói quen kiểm tra lại email trước khi gửi. Hãy kiểm tra lại toàn bộ email để xem mình trình bày đã đầy đủ và chính xác chưa. Những vấn đề chính cần xem lại email trước khi gửi như: Lỗi chính tả,  lời chào, tiêu đề, tài liệu đính kèm đã chính xác chưa?, địa chỉ email người nhận,...
Việc kiểm tra email trước khi gửi sẽ giúp bạn tạo nên sự chuyên nghiệp, chỉn chu, đem đến ấn tượng tốt đẹp cho người nhận.

Một số lưu ý khi sử dụng email

Khi sử dụng email và để tạo một hộp thư gọn gàng, dễ nhìn bạn cần lưu ý những điều sau:
Email miễn phí thường sẽ có dung lượng ít, vì vậy cần dọn dẹp loại bỏ những email rác, quảng cáo không cần thiết hoặc email đã cũ, không quan trọng để dễ dàng nhận thư mới.
Không nhấn vào những đường link lạ, không an toàn để tránh bị dính virus hoặc dễ bị những chiêu trò lừa đảo dẫn dụ.
Thường xuyên kiểm tra Spam mailbox, vì đôi khi có thể những email quan trọng bị rơi vào đây.
Hy vọng qua bài viết trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn email là gì, các loại email phổ biến, những thuật ngữ được dùng trong email và cách tạo email chuyên nghiệp. Nếu thấy hay, hãy chia sẻ và giới thiệu đến mọi người nhé! Hẹn gặp bạn ở những chuyên đề sau.